CRM для НКО без CRM
Хорошо бы иметь программку помогающую при решении административных вопросов в деятельности некоммерческих организаций… К сожалению, пока нет такой специализированной и доступной для большинства НКО программы взаимодействия с поставщиками, благотворителями и благополучателями.
Рынок насыщен CRM/ERP системами помогающими управлять взаимодействием с клиентами, управлять ресурсами предприятия, управлять планированием и проектами, вести надлежащий документооборот. Но всё это для финансово устойчивых организаций, к которым НКО, в своей основе, не относятся… К тому же, присутствующие системы ориентированы на бизнес, а у НКО своя специфика.
А как же конкурировать с бизнесом в социальной сфере, который использует экономически выгодные инструменты цифровизации бизнес-процессов, а НКО нет? (НКО призваны решать вопросы которые экономически не выгодные для бизнеса и не «подъёмные» для государства)
Кто ищет, тот найдет!
Практически все предлагаемые системы CRM/ERP имеют бесплатные версии предназначенные для ознакомления с программным продуктом (ПО) и использования одним пользователем, и конечно, с урезанным функционалом. И это хорошая возможность для «молодой» НКО организовать свою деятельность!
Итак,
Рано или поздно, руководитель приходит к решению формирования Базы Данных контактов.
Самый простой способ — фиксация контактов в Exсel. И на сегодня использование таблиц является необходимостью для финансово неустойчивых НКО.
Вопрос в том, как вносить данные контактов в Базу Данных контактов (БД). Забегая вперед, отметим, что тут будут рассматриваться варианты доступной автоматизации процессов работы с информацией.
Самый простой способ внесения контактной информации в БД заключается в использовании доступных сервисов CRM-систем. Схема бизнес-процесса простая. На интернет-ресурсе размещаются формы ввода информации, которая автоматически попадают в Базу Данных контактов при заполнении форм. Затем, при необходимости, База Данных экспортируется из CRM в Excеl, с которой можно работать и вне CRM.
Русскоязычный ресурс номер один для начинающих свою деятельность НКО — сервис Sendpulse.com, который позволяет:
- формирование Базы Данных (БД) по нужным параметрам данных (ФИО, организация, телефон и т. д.)
- создание нескольких БД с нужными параметрами данных под конкретные мероприятия (семинары, создание добровольческих групп и т. п.)
- создание для сайта форм ввода информации в БД а также, организацию e-mail рассылок, рекламных кампаний в Viber, VK и ОK в т.ч. использование чат-ботов, и бесплатное создание одностраничного сайта (лендинга)
Сервис развивается и поэтому нет перегрузок непонятными сервисными функциями использования CRM. Ограничение по бесплатному использованию сервиса — 500 контактов в БД.
Для начинающей НКО наработать 500 сторонников — это достойный результат при становлении организации. Для благотворительного фонда, это конечно, только первый шаг, а вот для Ресурсного центра НКО или организации системно занимающейся развитием некоммерческого сектора, 500 сторонников (благотворитетелй) — недостижимый результат (как минимум в ближайшем будущем).
Выстроить бизнес-процессы внутренних связей при организации деятельности поможет бесплатный сервис bpmn.studio
Сервис позволяет визуализировать цепочки «телодвижений» по внутренней структуре организации процессов при решении задач деятельности. Другими словами, вы на одном листе сможете нарисовать цепочку последовательностей в действиях от постановки задачи до ее решения. Очень полезный ресурс для осмысления качественной работы НКО.
Еще одна потребность НКО — возможность по нажатию одной кнопки делать персонализированную рассылку информации по эл.почте (поздравления, благодарности, информирование группы о мероприятии и т. п.), а также подготовки однотипных договоров.
Самый простой способ — использование БД из таблицы типа Excel и текстового файла типа Word. Но раз мы рассматриваем доступные сервисы, то будем говорить о бесплатной альтернативе Microsoft Office. (есть возможность получить бесплатно на год лицензию, но многие НКО не хотят оказаться «иностранными агентами» при получении пожертвований из-за рубежа).
Как это сделать без зарубежной помощи смотрите тут: Шаблоны и слияние документов в текстовом редакторе LibreOffice Writer (видеоурок 9) — поиск Яндекса по видео (yandex.ru)
Настроив один раз процесс, вы его будите использовать вплоть до появления специализированной CRM для НКО.
Год как появился сервис Комбинатор Про — современный генератор юридических документов (kombinator.pro) . Это сервис подготовки шаблонов и их использования в документообороте.
Можно, как и в предыдущем примере, готовить документы от публичных отчетов и договоров до поздравительных открыток и писем. Сервис позволяет также персонализировать документы.
Есть ограничение бесплатного использования по количеству документов. Программа более чем интуитивно понятна, но при этом, требуется скачивание ПО на компьютер, и все персональные данные будут храниться у Вас на компьютере.
Вопрос хранения личных данных, также важен. Согласно законодательству, личные данные граждан должны храниться на территории России. Поэтому предпочтительней, например, использовать Яндекс формы, а не Google формы.
Визуализацию контроля решения задач обеспечивает инструмент под названием канбан-доска. Для начинающей свою деятельность организации, это скорей «игрушка», чем действующий инструмент, при этом, может быть полезным при создании проекта. Бесплатный сервис для одного пользователя zenkit.com поможет Вам в осмыслении и контроля над решением задач
ОСНОВНОЙ НЕДОСТАТОК БОЛЬШИНСТВА CRM/ERP СИСТЕМ ЗАКЛЮЧАЕТСЯ В ОРИЕНТАЦИИ СИСТЕМ НА РАБОТУ С САМОЙ СИСТЕМОЙ, А НЕ НА РЕШЕНИЕ ВОПРОСОВ УДОВЛЕТВОРЕНИЯ ПОТРЕБНОСТЕЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ.
Другими словами, время затраченное на освоение и использование предлагаемого ПО делает бессмысленным (экономически невыгодным) дальнейшее использование этого ПО.
… продолжение следует
В следующей серии «ввод текста без клавиатуры» или голосовой ввод текста в нужные поля на экране монитора.
Свои потребности в автоматизации процессов административной деятельности НКО направляйте в группу ВКонтакте 